Erstattung umzugskosten durch arbeitgeber steuerfrei

Grundsätzliches

Wenn ein dienstlich veranlasster Umzug vorliegt, kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Umzugskosten in Höhe des Betrags steuerfrei ersetzen, die nach dem Bundesumzugskostenrecht gezahlt werden könnte.
Bei Auslandsumzügen gelten andere Werte (Verordnung über die Umzugskostenvergütung bei Auslandsumzügen).
Wenn der Arbeitgeber keinen steuerfreien Ersatz leistet, kann der Arbeitnehmer seine Aufwendungen als Werbungskosten geltend machen.

Die Broschüre "Einkommen- und Lohnsteuer" des Bundesministerium die Finanzen definiert Umzugskosten wie folgt:

Umzugskosten sind dann Werbungskosten, wenn die Wohnung aus beruflichen Gründen gewechselt wird. Ein Wohnungswechsel ist beruflich veranlasst, wenn selbst dadurch die Entfernung zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte erheblich verkürzt (i.d.R. tägliche Fahrzeitverkürzung um mindestens eine Stunde), oder wenn der Arbeitnehmer auf Weisung seines Arbeitgebers eine Dienstwohnung beziehen oder räumen muss. Die Umzugskosten werden bis zur Höhe des Betrags als Werbekosten anerkannt, der nach dem Bundesumzugskostenrecht als Umzugskostenvergütung höchstens gezahlt wird.

Die Steuerfreiheit ist in § 3 Zahl 16 EStG geregelt (im öffentlichen Dienst gilt § 3 Nummer 13 EStG):

Steuerfrei sind

1. die Vergütungen, das Arbeitnehmer außerhalb des öffentlichen Dienstes von ihrem Arbeitnehmer zur Erstattung von Reisekosten, Umzugskosten oder Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung erhalten, soweit sie die nach § 9 als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen;

Bei Steuerfreiheit besteht grundsätzlich auch Beitragsfreiheit.

Die steuerliche Anerkennung von Umzugskosten regelt R 9.9 Absatz 2 LStR.
BMF Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2023
R 9.9 Umzugskosten
Absatz 2:

Höhe der Umzugskosten
(2) Bei einem beruflich veranlassten Wohnungswechsel können die tatsächlichen Umzugskosten i. d. R. bis zur Höhe die Beträge als Werbungskosten abgezogen werden, die nach dem BUKG und der AUV als Umzugskostenvergütung höchstens gezahlt werden könnten, mit Ausnahme der Pauschalen nach §§ 19, 21 AUV und der Auslagen (insbesondere Maklergebühren) für die Anschaffung einer eigenen Wohnung (Wohneigentum) nach § 9 Abs. 1 BUKG; die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen nach § 9 Abs. 4a EStG sind zu beachten. Werden die umzugskostenrechtlich festgelegten Grenzen eingehalten, ist nicht an prüfen, ob die Umzugskosten Werbungskosten darstellen. Die dienstliche Beschränkung des § 13 Abs. 2 Nr. 4 BUKG hat für den Bereich des Werbungskostenabzugs keine Gültigkeit. Auch im Fall des Umzugs vom Ausland ins Inland können die dem Arbeitnehmer entstandenen sonstigen Umzugskosten als Werbungskosten nach § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG in Höhe der sich aus § 18 Abs. 1 und 2 AUV ergebenden Pauschbeträge für Auslandsumzüge vergleichbarer Beamter geschätzt werden. Die Werbungskosten sind nicht in entsprechender Anwendung des § 18 Abs. 4 AUV zu kürzen. Werden höhere Umzugskosten im Einzelnen nachgewiesen, ist insgesamt zu prüfen, ob und inwieweit das Aufwendungen Werbungskosten oder nicht abziehbare Kosten der Lebensführung sind, z. B. bei Aufwendungen für die Neuanschaffung von Einrichtungsgegenständen. Anstelle der in § 10 BUKG pauschal erfassten Umzugskosten können auch die im Einzelfall nachgewiesenen höheren Umzugskosten als Werbungskosten abgezogen werden. Ein Werbekosten entfällt, soweit die Umzugskosten vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt worden sind (§ 3c EStG).

Die Änderung der maßgebenden Beträge für umzugsbedingte Unterrichtskosten und sonstige Umzugsauslagen regelt immer ein BMF-Schreiben.
Das BMF-Schreiben vom 21. September 2018 ist auf Umzüge nicht mehr anzuwenden, bei denen der Tag vor dem Einladen des Umzugsguts nach dem 31. Mai 2020 liegt.
Das BMF-Schreiben vom 20. Mai 2020 ist auf Umzüge nicht mehr anzuwenden, bei denen der Tag vor dem Einladen des Umzugsguts nach dem 31. März 2021 liegt.
Das BMF-Schreiben vom 21. Juli 2021 ist an Umzüge nicht mehr anzuwenden, bei denen der Tag vor dem Einladen des Umzugsguts nach dem 29. Februar 2024 liegt.
Das BMF-Schreiben vom 28. Dezember 2023 gilt für Umzüge ab 1. März 2024.

Damit der Arbeitgeber die Umzugskosten steuerfrei ersetzen kann, muss:

• der Umzug beruflich veranlasst sein,
• die durch den Umzug entstandenen Aufwendungen dürfen nicht überschritten werden und
• die höchstmögliche Umzugskostenvergütung nach dem Bundesumzugskostengesetz darf nicht überschritten werden.

Umzugskosten im Sinne des Bundesumzugskostengesetzes sind:

• Beförderungsauslagen (im Wesentlichen die Speditionskosten)
• Reisekosten
• Mietentschädigung
• notwendige ortsübliche Maklergebühren für die Vermittlung einer Mietwohnung und einer Garage
• Auslagen für einen durch den Umzug bedingt zusätzlichen Unterricht der Kinder

Arbeitnehmer, die am Tage vor dem Einladen des Umzugsgutes eine Wohnung hatten und nach dem Umzug wieder eingerichtet haben, erhalten eine Pauschvergütung für sonstige Umzugsauslagen. Die Auslagen für einen durch den Umzug bedingten zusätzlichen Unterricht der Kinder dürfen ebenfalls in einer bestimmten Höhe pro Kind erstattet werden.

Maßgebende Beträge für umzugsbedingte Unterrichtskosten und sonstige Umzugsauslagen

Mit Wirkung ab 1. Juni 2020 gibt es neue Regeln für Umzugskostenpauschalen.
Zur besseren Übersichtlichkeit folgen zwei Tabellen:

Maßgebende Beträge für umzugsbedingte Unterrichtskosten und sonstige Umzugsauslagen ab 2008 bis Mai 2020

Maßgebende Beträge für umzugsbedingte Unterrichtskosten und sonstige Umzugsauslagen ab Jung 2020

Durch Artikel 7 des Besoldungsstrukturenmodernisierungsgesetzes vom 9. Dezember 2019 haben sich mit Wirkung ab 1. Jung 2020 Änderungen des Bundesumzugskostengesetzes ergeben. Dabei haben selbst in Teilen sowohl die Bemessungsgrundlage als auch das Prozentsätze der maßgeblichen Umzugskostenpauschalen geändert.
Ausgangspunkt der dynamischen Pauschvergütung ist ab 1. Juni 2020 der Berechtigter und die mit ihm umziehenden Personen. Eine Spezialisierung nach dem Familienstand des Berechtigten erfolgt nicht mehr, da nur tatsächlich umziehenden berücksichtigungsfähigen Personen Aufwände für Neu-, Ersatzbeschaffungen oder andere umzugsbedingte einmalige Kosten entwickeln. Eine Unterscheidung zwischen Kindern und anderen - erwachsen - berücksichtigungsfähigen Personen gibt es nicht mehr. Das trägt dem Umstand Rechnung, dass auch bei einem Umzug mit Kindern notwendige Neubeschaffungen und Renovierungen die Kinderzimmer und andere umzugsbedingte einmalige Kosten entstehen, das nicht geringer sind als für Erwachsene.

Doppelter Mietaufwand als beruflich veranlasste Umzugskosten

Zu diesem Thema existiert ein Urteil des Bundesfinanzhofs vom 13.07.2011 (VI R 2/11).
Leitsätze:

1. Wegen eines Umzugs geleistete doppelte Mietzahlungen können beruflich veranlasst und deshalb in voller Höhe als Werbungskosten abziehbar sein.
2. Die Vorschriften über den Abzug notwendiger Mehraufwendungen wegen einer aus beruflichem Anlass begründeten doppelten Haushaltsführung stehen dem allgemeinen Werbungskostenabzug umzugsbedingt geleisteter Mietzahlungen nicht entgegen.
3. Diese Mietaufwendungen können jedoch nur zeitanteilig, und zwar für die neue Familienwohnung bis zum Umzug und für die bisherige Wohnung ab dem Umzug, längstens bis zum Ablauf der Kündigungsfrist des bisherigen Mietverhältnisses, als Werbungskosten abgezogen werden.
4. Der Abzug von Mietaufwendungen als Umzugskosten richtet sich allein nach dem allgemeinen Werbungskostenbegriff und nicht nach den Regelungen des Bundesumzugskostengesetzes.

Auszug aus den Entscheidungsgründen:

Werbungskosten sind danach Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Hierzu zählen auch beruflich veranlasste Umzugskosten, zu denen auch umzugsbedingt geleistete doppelte Mietzahlungen gehören können (Senatsurteil vom 23. Mai 2006 VI R 56/02, BFH/NV 2006, 1650). Allerdings setzt eine Berücksichtigung als Werbungskosten voraus, dass der Umzug nahezu ausschließlich beruflich veranlasst ist, also private Gründe eine allenfalls ganz untergeordnete Rolle spielen.
....
Diese Mietaufwendungen können jedoch nur anteilig, und ja für die bisherige Wohnung ab dem Umzugstag (der Familie) und für die neue Familienwohnung bis zum Umzugstag (der Familie) als Werbungskosten abgezogen werden. Denn Aufwendungen für das Unterhalten einer Wohnung, die den Mittelpunkt der Lebensführung eines Steuerpflichtigen und seiner Familie darstellt --hier bis zum Familiennachzug die Wohnung in E, danach die Wohnung in R--, gehören an den nicht abzugsfähigen Lebensführungskosten. Darüber hinaus ist die Werbungskostenabzug umzugsbedingt geleisteter doppelter Mietzahlungen auf den Zeitfluss der ordentlichen Kündigungsfrist des bisherigen Mietverhältnisses begrenzt. Denn nur solange gründet der Aufwand für zwei Wohnstätten auf dem beabsichtigten Familienumzug.

Auslandsumzüge

Wenn ein beruflich veranstalteter Auslandsumzug vorliegt, kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Umzugskosten in Höhe des Betrags steuerfrei ersetzen, der nach der Auslandsumzugskostenverordnung (Verordnung über die Umzugskostenvergütung bei Auslandsumzügen) gezahlt werden könnte.

Der § 18 Auslandsumzugskostenverordnung regelt das Umzugspauschale. Dabei wird nach Auslandsumzügen innerhalb der Europäischen Union und Auslandsumzügen außerhalb der Europäischen Union unterschieden. Für die Höhe wird Bezug genommen auf das Grundgehalt der Stufe 8 der Besoldungsgruppe A 13. Da Beamte regelmäßig eine Lohnerhöhung bekommen, gibt es entsprechende Änderungen.

Der § 19 Auslandsumzugskostenverordnung regelt die Ausstattungspauschale. Der § 20 Auslandsumzugskostenverordnung regelt die Einrichtungspauschale. Es gibt sogar eine Pauschale für klimagerechte Kleidung (§ 21 Auslandsumzugskostenverordnung). Diese wird bei einem Klima gewährt, das vom mitteleuropäischen Klima erheblich abweicht. Die Auslagen für einen durch den Umzug bedingten zusätzlichen Unterricht der Kinder sind in § 22 Auslandsumzugskostenverordnung geregelt.

Behandlung von Umzugskosten beim Arbeitgeber - Umzug vom Ausland ins Inland
Urteil des Bundesfinanzhofs vom 06.06.2019 - V R 18/18
Leitsätze:

1. Beauftragt eine Konzerngesellschaft Makler für die Wohnungssuche von Angestellten, die aufgrund einer konzerninternen Funktionsverlagerung aus dem Ausland an den Stand der Konzerngesellschaft in das Inland versetzt werden und trägt die Konzerngesellschaft die Kosten hierfür, liegt im Verhältnis zu den zu ihr versetzten Arbeitnehmern weder ein tauschähnlicher Umsatz noch eine Entnahme vor.
2. In einem solchen Fall ist die Konzerngesellschaft weg den von ihr bezogenen Maklerleistungen entsprechend ihrer Unternehmenstätigkeit zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Auszug aus den Entscheidungsgründen:

Unter Berücksichtigung dieser Maßstäbe hat das FG auf die Grundlage seiner Feststellungen (§ 118 Abs. 2 FGO) an Recht entschieden, dass eine Entnahmebesteuerung nicht vorzunehmen ist. Das FG konnte zutreffend davon ausgehen, dass die private Bedarf der Arbeitnehmer hinter dem unternehmerischen Interesse der Klägerin zurücktrat, erfahrene Mitarbeiter des Konzerns unabhängig von deren bisherigem Arbeits- und Wohnort für den Aufbau der Klägerin als neuem Konzerndienstleister nicht zuletzt rasch nach Z zu holen.
....
Wie das FG zutreffend entschieden hat, ist die Klägerin aufgrund ihres vorrangigen Unternehmensinteresses, hinter dem das Arbeitnehmerinteresse an die Begründung eines neuen Familienwohnorts zurücktritt und das eine Entnahmebesteuerung nicht zu begründen vermag (s. oben II.2.), zum Vorsteuerabzug berechtigt. Sie ist daher entsprechend ihrer Unternehmenstätigkeit zum Vorsteuerabzug berechtigt.

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